Cerita Haru Di Balik Penantian Panjang Certificate Of Eligibility (COE) Jepang

Jepang merupakan salah satu negara 4 musim yang paling digemari orang Indonesia untuk belajar dan magang kerja. Namun, akhir-akhir ini negeri Sakura ini membuka kesempatan bagi mahasiswa untuk internship atau training selama 6 bulan sampai 1 tahun. Banyak mahasiswa khususnya mahasiswa perhotelan ingin training di Jepang sekaligus belajar budaya dan kehidupan orang Jepang secara lebih dalam, termasuk saya yang ingin sekali training di Jepang.

Untuk bisa tinggal lama di Jepang dalam jangka waktu lebih dari 3 bulan diperlukan sebuah dokumen yang disebut Certificate Of Eligibility (COE). Dokumen ini merupakan surat sakti untuk mendapatkan visa internship, pelajar, dependet (membawa keluarga tinggal di Jepang), visiting research, dan lain sebagainya.  Namun, untuk mendapatkan COE ini memerlukan proses yang sangat panjang dan rumit. Biasanya membutuhkan waktu antara 1 – 5 bulan tergantung kelengkapan persyaratan dan ramai tidaknya yang mengajukan COE. Untuk COE saya sendiri akhirnya keluar di bulan ke-4 (diajukan di bulan Desember 2018 dan COE turun di bulan April 2019).

Penasaran serumit apa prosesnya? Yuk simak artikel berikut ini.

Sebenarnya, pengurusan COE saya dibantu oleh Yayasan Siki Bali selaku agen yang bekerja sama dengan kampus STPBI.  Ada berbagai dokumen yang harus dilengkapi yaitu :

  1. Surat permohonan aplikasi COE (template-nya dapat di download di sini)
  2. Surat keterangan aktif kuliah dari Perguruan Tinggi
  3. Surat pengantar/permohonan penerbitan COE dari Pimpinan Perguruan Tinggi kepada Kantor Imigrasi Jepang
  4. Surat keterangan gelar yang akan didapat mahasiswa setelah menyelesaikan pendidikan
  5. Surat Rekomendasi dari Pimpinan Perguruan Tinggi.
  6. Curriculum Vitae
  7. Pass Foto 3×4 berlatar belakang putih
  8. Guarantee Letter dari Hotel tempat melakukan internship

Semua dokumen tersebut ditulis dalam bahasa inggris atau bahasa jepang. Namun saat itu, dokumen saya ditulis dalam bahasa inggris saja.

Pertama-tama, semua persyaratan akan dikirim ke Kantor Imigrasi. Karena saya nantinya akan internship di Okuine Onsen Aburaya, Kyoto, maka pengajuannya dilakukan di Kantor Imigrasi Osaka. Semua dokumen dikirim melalui Express Mail Service (EMS) yang memakan waktu kurang lebih 7 hari kerja.

2 bulan berlalu belum ada tanda-tanda COE turun. Saya pun sangat cemas dan khawatir jika COE saya ternyata di tolak. Bahkan COE adik kelas yang diajukan di Kantor Imigrasi Tokyo keluar lebih dulu padahal pengajuannya tidak berselang lama. Saya waktu itu tetap positive thinking saja, siapa tau memang Kantor Imigrasi Osaka lagi ramai-ramainya mengingat adanya peraturan pemerintah Jepang yang membuka kesempatan kepada orang asing untuk bekerja di Jepang mulai bulan April 2019 sehingga banyak orang yang juga mengajukan COE.

3 bulan berlalu… masih tidak ada kabar. Saya mulai panik dan berpikir negatif. Sejujurnya saya belum siap menerima penolakan COE tersebut. Yang membuat saya khawatir adalah saya saat itu sudah semester akhir (semester 6 Diploma III) yang sebentar lagi wisuda dan saya sama sekali belum melaksanakan on the job training yang notabene harus ditempuh di semester 5. Untung saja saya bisa mendahului menempuh mata kuliah semester 6 sehingga ketika nanti COE turun saya tidak perlu E-Learning lagi dan masih bisa tamat tepat waktu meskipun tidak menghadiri wisuda. Toh juga saya akan alih jenjang ke Diploma IV. Pikir saya saat itu mencoba menenangkan diri dan membangun pikiran positif lagi. 

Akhirnya, tanggal 20 Februari 2019 ada telepon dari Yayasan Siki Bali terkait dengan perkembangan COE. Saya sudah GR saja mengira COEnya turun. Ternyata BELUM!!!! Ada beberapa dokumen yang harus dilengkapi dan memerlukan penjelasan lebih detail, diantaranya :

  1. Penjelasan terkait surat rekomendasi yang menyatakan bahwa mahasiswa akan menempuh 28 sks selama melakukan internship selama 1 tahun. Pihak imigrasi menanyakan “Kenapa mahasiswa ini harus melakukan internship di Jepang? Dan apa saja poin – poin yang harus diperoleh mahasiswa agar dapat memenuhi 28 sks tersebut?” Untuk menjawab hal ini, pihak Kemahasiswaan & Pengembangan Karir di Kampus mengirimkan form penilaian khusus yang ada poin-poin Jepangnya seperti Japanese Disipline, Japanese Language, Japanese Courtesy, Japanese – Indonesia Cross Culture Understanding, dan lain sebagainya agar memuat 28 sks. 
  2. Mengapa mahasiswa semester akhir masih saja mau melakukan internship di Jepang padahal sudah mau lulus? Untuk menjawab hal ini, pihak kampus juga membuat surat penjelasan yang menyatakan bahwa kampus tidak mempermasalahkan jika mahasiswa yang bersangkutan tidak lulus tepat waktu. karena mendapatkan pengalaman luar negeri akan menjadi nilai tambah bagi mahasiswa untuk bersaing di industri nanti.
  3. Penjelasan  terkait terjemahan gelar S.Tr.Par kedalam Bahasa Inggris yang ditulis Bachelor Of Applied Science yang seharusnya ditulis Bachelor of Applied Hospitality and Tourism.

Setelah mendapatkan informasi tersebut, saya langsung berdiskusi dengan pihak Kemahasiswaan dan Pengembangan Karir di kampus terkait dengan penerbitan dokumen pendukung yang diperlukan. Setelah memakan waktu selama kurang lebih 5 hari, dokumen itu akhirnya di kirim lagi ke Jepang dan lagi-lagi memerlukan waktu 7 hari kerja agar sampai di Kantor Imigrasi Osaka. TAIHEN DESUYO!!! Menunggu itu sangat melelahkan dan menyakitkan, Huhu.

Saya sampai mentracking setiap hari posisi dokumen itu melalui nomor resi yang diberikan pihak EMS. Benar saja, 7 hari kerja kemudian dokumen tersebut sampai di Kantor Imigrasi Osaka.

Pelacakan Dokumen by EMS

Saat itu saya berharap agar kali ini COE nya di – approve. Setiap hari saya berdoa dan berharap. Sampai pernah suatu hari saya begitu lelah menunggu dan memilih ikhlaskan saja. Ah mungkin bukan rejeki saya bisa training di Jepang. Untungnya saat itu ada sahabat. orang tua, dan dosen-dosen yang selalu menyemangati dan mendukung agar jangan menyerah.

15 Maret 2019, ada telepon lagi dari Yayasan Siki Bali. Saya tidak mau GR lagi. Dengan 1 helaan nafas saya mengangkat telepon tersebut. Apakah COE saya sudah di-approve? MASIH BELUM!!!

Huh…

Ternyata ada 1 dokumen lagi yang kurang, yaitu surat permohonan maaf dan penjelasan lebih rinci terkait kekeliruan terjmahan gelar akademik pada dokumen yang dikirim pertama kali. Katanya, itu hanya formalitas untuk bukti investigas dari Imigrasi. Saya mulai cemas, jangan-jangan COE nya tidak di-approve karena terlalu sering terjadi kesalahan dalam dokumen yang sebenarnya tidak disengaja. Dan saat itu saya mulai IKHLAS. Jika memang rejeki, COE pasti turun. Jika memang tidak turun, mungkin belum jodoh dan saya harus move on.

Sejak surat permohonan maaf tersebut dikirim dan diterima 10 hari kemudian, saya tidak pernah lagi terlalu memikirkan kemungkinan COE akan turun. Biarkan saja, mengalir seperti air.

1 April 2019, saya ditelepon lagi oleh Yayasan Siki Bali. Katanya ada kabar tentang COE. Tapi mereka tidak mau bilang apakah itu kabar baik atau kabar buruk. Saya hanya diminta berdoa malam itu agar semua dilancarkan. Alhasil, saya sungguh tidak bisa tidur!

Keesokan harinya, saya dan seorang teman lainnya, datang ke kantor Yayasan Siki Bali. Saya sudah siap menerima kabar apapun saat itu. Ketika kami dikumpulkan dalam 1 ruangan, pihak Siki Bali mengatakan bahwa COE akan turun minggu ini, tapi kami diminta untuk membuat video message untuk imigrasi agar COE cepat diturunkan. Hmm.. seketika pikiran saya membeku, lidah kaku, dan perasaan saya campur aduk. Ya, Tuhan cobaan apalagi ini.

Sedetik kemudian, mereka memberikan kami selembar kertas yang terlipat yang katanya scenario video message yang harus kami hafalkan. Saya terima dengan hati yang getir, kemudian saya membuka lipatan kertas itu perlahan dan …….

YANG SAYA LIHAT BUKANLAH SKENARIO, NAMUN COE!!!!!

Akhirnya penantian panjang dan kesabaran ini berbuah manis. Certificate Of Eligibility kami di-approved!! Artinya kami bisa mengajukan visa internship selama setahun di Jepang. Saya sangat bersyukur dan senang sekali. Kesempatan ini tidak akan saya sia-siakan. Mulai hari itu saya lebih percaya bahwa ikhlas dan sabar adalah kunci keberhasilan selain STNK yang selama ini saya pegang teguh (STNK = Semangat, Tanggung Jawab, Niat, Komitmen).

Setelah COE dikirim oleh Imigrasi Jepang ke Bali, Yayasan Siki Bali langsung mengajukan visa internship untuk kami. Tepat tanggal 15 April 2019, Visa kami di-approved, tanggal 16 April 2019 berangkat, dan 17 April 2019 kami tiba di Jepang. Yeay!! Finally! 

Visa Internship Jepang

 

Diantar oleh Eka Sensei (Perwakilan Yayasan Siki Bali)

 

Dijemput oleh Okamotosan

 

Sampai Jepang di jemput oleh Sacho dan Kacho-nya 😀

 

Internship di mulai!

Pada artikel selanjutnya saya akan lebih banyak bercerita tentang pengalaman hidup dan internship selama di Jepang, termasuk pengalaman jalan-jalannya. Hehehe.

PS : Waktu yang saya perlukan untuk mempersiapkan internship di Jepang ini adalah selama 1 tahun 1 bulan 2 minggu, 2 hari mulai dari pendaftaran, proses belajar bahasa jepang (5 Level), Proses Interview dengan pihak hotel di Jepang, Pengurusan dokumen COE dan Visa, hingga keberangkatan ke Jepang.