Cerita Haru Di Balik Penantian Panjang Certificate Of Eligibility (COE) Jepang

Jepang merupakan salah satu negara 4 musim yang paling digemari orang Indonesia untuk belajar dan magang kerja. Namun, akhir-akhir ini negeri Sakura ini membuka kesempatan bagi mahasiswa untuk internship atau training selama 6 bulan sampai 1 tahun. Banyak mahasiswa khususnya mahasiswa perhotelan ingin training di Jepang sekaligus belajar budaya dan kehidupan orang Jepang secara lebih dalam, termasuk saya yang ingin sekali training di Jepang.

Untuk bisa tinggal lama di Jepang dalam jangka waktu lebih dari 3 bulan diperlukan sebuah dokumen yang disebut Certificate Of Eligibility (COE). Dokumen ini merupakan surat sakti untuk mendapatkan visa internship, pelajar, dependet (membawa keluarga tinggal di Jepang), visiting research, dan lain sebagainya.  Namun, untuk mendapatkan COE ini memerlukan proses yang sangat panjang dan rumit. Biasanya membutuhkan waktu antara 1 – 5 bulan tergantung kelengkapan persyaratan dan ramai tidaknya yang mengajukan COE. Untuk COE saya sendiri akhirnya keluar di bulan ke-4 (diajukan di bulan Desember 2018 dan COE turun di bulan April 2019).

Penasaran serumit apa prosesnya? Yuk simak artikel berikut ini.

Sebenarnya, pengurusan COE saya dibantu oleh Yayasan Siki Bali selaku agen yang bekerja sama dengan kampus STPBI.  Ada berbagai dokumen yang harus dilengkapi yaitu :

  1. Surat permohonan aplikasi COE (template-nya dapat di download di sini)
  2. Surat keterangan aktif kuliah dari Perguruan Tinggi
  3. Surat pengantar/permohonan penerbitan COE dari Pimpinan Perguruan Tinggi kepada Kantor Imigrasi Jepang
  4. Surat keterangan gelar yang akan didapat mahasiswa setelah menyelesaikan pendidikan
  5. Surat Rekomendasi dari Pimpinan Perguruan Tinggi.
  6. Curriculum Vitae
  7. Pass Foto 3×4 berlatar belakang putih
  8. Guarantee Letter dari Hotel tempat melakukan internship

Semua dokumen tersebut ditulis dalam bahasa inggris atau bahasa jepang. Namun saat itu, dokumen saya ditulis dalam bahasa inggris saja.

Pertama-tama, semua persyaratan akan dikirim ke Kantor Imigrasi. Karena saya nantinya akan internship di Okuine Onsen Aburaya, Kyoto, maka pengajuannya dilakukan di Kantor Imigrasi Osaka. Semua dokumen dikirim melalui Express Mail Service (EMS) yang memakan waktu kurang lebih 7 hari kerja.

2 bulan berlalu belum ada tanda-tanda COE turun. Saya pun sangat cemas dan khawatir jika COE saya ternyata di tolak. Bahkan COE adik kelas yang diajukan di Kantor Imigrasi Tokyo keluar lebih dulu padahal pengajuannya tidak berselang lama. Saya waktu itu tetap positive thinking saja, siapa tau memang Kantor Imigrasi Osaka lagi ramai-ramainya mengingat adanya peraturan pemerintah Jepang yang membuka kesempatan kepada orang asing untuk bekerja di Jepang mulai bulan April 2019 sehingga banyak orang yang juga mengajukan COE.

3 bulan berlalu… masih tidak ada kabar. Saya mulai panik dan berpikir negatif. Sejujurnya saya belum siap menerima penolakan COE tersebut. Yang membuat saya khawatir adalah saya saat itu sudah semester akhir (semester 6 Diploma III) yang sebentar lagi wisuda dan saya sama sekali belum melaksanakan on the job training yang notabene harus ditempuh di semester 5. Untung saja saya bisa mendahului menempuh mata kuliah semester 6 sehingga ketika nanti COE turun saya tidak perlu E-Learning lagi dan masih bisa tamat tepat waktu meskipun tidak menghadiri wisuda. Toh juga saya akan alih jenjang ke Diploma IV. Pikir saya saat itu mencoba menenangkan diri dan membangun pikiran positif lagi. 

Akhirnya, tanggal 20 Februari 2019 ada telepon dari Yayasan Siki Bali terkait dengan perkembangan COE. Saya sudah GR saja mengira COEnya turun. Ternyata BELUM!!!! Ada beberapa dokumen yang harus dilengkapi dan memerlukan penjelasan lebih detail, diantaranya :

  1. Penjelasan terkait surat rekomendasi yang menyatakan bahwa mahasiswa akan menempuh 28 sks selama melakukan internship selama 1 tahun. Pihak imigrasi menanyakan “Kenapa mahasiswa ini harus melakukan internship di Jepang? Dan apa saja poin – poin yang harus diperoleh mahasiswa agar dapat memenuhi 28 sks tersebut?” Untuk menjawab hal ini, pihak Kemahasiswaan & Pengembangan Karir di Kampus mengirimkan form penilaian khusus yang ada poin-poin Jepangnya seperti Japanese Disipline, Japanese Language, Japanese Courtesy, Japanese – Indonesia Cross Culture Understanding, dan lain sebagainya agar memuat 28 sks. 
  2. Mengapa mahasiswa semester akhir masih saja mau melakukan internship di Jepang padahal sudah mau lulus? Untuk menjawab hal ini, pihak kampus juga membuat surat penjelasan yang menyatakan bahwa kampus tidak mempermasalahkan jika mahasiswa yang bersangkutan tidak lulus tepat waktu. karena mendapatkan pengalaman luar negeri akan menjadi nilai tambah bagi mahasiswa untuk bersaing di industri nanti.
  3. Penjelasan  terkait terjemahan gelar S.Tr.Par kedalam Bahasa Inggris yang ditulis Bachelor Of Applied Science yang seharusnya ditulis Bachelor of Applied Hospitality and Tourism.

Setelah mendapatkan informasi tersebut, saya langsung berdiskusi dengan pihak Kemahasiswaan dan Pengembangan Karir di kampus terkait dengan penerbitan dokumen pendukung yang diperlukan. Setelah memakan waktu selama kurang lebih 5 hari, dokumen itu akhirnya di kirim lagi ke Jepang dan lagi-lagi memerlukan waktu 7 hari kerja agar sampai di Kantor Imigrasi Osaka. TAIHEN DESUYO!!! Menunggu itu sangat melelahkan dan menyakitkan, Huhu.

Saya sampai mentracking setiap hari posisi dokumen itu melalui nomor resi yang diberikan pihak EMS. Benar saja, 7 hari kerja kemudian dokumen tersebut sampai di Kantor Imigrasi Osaka.

Pelacakan Dokumen by EMS

Saat itu saya berharap agar kali ini COE nya di – approve. Setiap hari saya berdoa dan berharap. Sampai pernah suatu hari saya begitu lelah menunggu dan memilih ikhlaskan saja. Ah mungkin bukan rejeki saya bisa training di Jepang. Untungnya saat itu ada sahabat. orang tua, dan dosen-dosen yang selalu menyemangati dan mendukung agar jangan menyerah.

15 Maret 2019, ada telepon lagi dari Yayasan Siki Bali. Saya tidak mau GR lagi. Dengan 1 helaan nafas saya mengangkat telepon tersebut. Apakah COE saya sudah di-approve? MASIH BELUM!!!

Huh…

Ternyata ada 1 dokumen lagi yang kurang, yaitu surat permohonan maaf dan penjelasan lebih rinci terkait kekeliruan terjmahan gelar akademik pada dokumen yang dikirim pertama kali. Katanya, itu hanya formalitas untuk bukti investigas dari Imigrasi. Saya mulai cemas, jangan-jangan COE nya tidak di-approve karena terlalu sering terjadi kesalahan dalam dokumen yang sebenarnya tidak disengaja. Dan saat itu saya mulai IKHLAS. Jika memang rejeki, COE pasti turun. Jika memang tidak turun, mungkin belum jodoh dan saya harus move on.

Sejak surat permohonan maaf tersebut dikirim dan diterima 10 hari kemudian, saya tidak pernah lagi terlalu memikirkan kemungkinan COE akan turun. Biarkan saja, mengalir seperti air.

1 April 2019, saya ditelepon lagi oleh Yayasan Siki Bali. Katanya ada kabar tentang COE. Tapi mereka tidak mau bilang apakah itu kabar baik atau kabar buruk. Saya hanya diminta berdoa malam itu agar semua dilancarkan. Alhasil, saya sungguh tidak bisa tidur!

Keesokan harinya, saya dan seorang teman lainnya, datang ke kantor Yayasan Siki Bali. Saya sudah siap menerima kabar apapun saat itu. Ketika kami dikumpulkan dalam 1 ruangan, pihak Siki Bali mengatakan bahwa COE akan turun minggu ini, tapi kami diminta untuk membuat video message untuk imigrasi agar COE cepat diturunkan. Hmm.. seketika pikiran saya membeku, lidah kaku, dan perasaan saya campur aduk. Ya, Tuhan cobaan apalagi ini.

Sedetik kemudian, mereka memberikan kami selembar kertas yang terlipat yang katanya scenario video message yang harus kami hafalkan. Saya terima dengan hati yang getir, kemudian saya membuka lipatan kertas itu perlahan dan …….

YANG SAYA LIHAT BUKANLAH SKENARIO, NAMUN COE!!!!!

Akhirnya penantian panjang dan kesabaran ini berbuah manis. Certificate Of Eligibility kami di-approved!! Artinya kami bisa mengajukan visa internship selama setahun di Jepang. Saya sangat bersyukur dan senang sekali. Kesempatan ini tidak akan saya sia-siakan. Mulai hari itu saya lebih percaya bahwa ikhlas dan sabar adalah kunci keberhasilan selain STNK yang selama ini saya pegang teguh (STNK = Semangat, Tanggung Jawab, Niat, Komitmen).

Setelah COE dikirim oleh Imigrasi Jepang ke Bali, Yayasan Siki Bali langsung mengajukan visa internship untuk kami. Tepat tanggal 15 April 2019, Visa kami di-approved, tanggal 16 April 2019 berangkat, dan 17 April 2019 kami tiba di Jepang. Yeay!! Finally! 

Visa Internship Jepang
Diantar oleh Eka Sensei (Perwakilan Yayasan Siki Bali)
Dijemput oleh Okamotosan
Sampai Jepang di jemput oleh Sacho dan Kacho-nya 😀
Internship di mulai!

Pada artikel selanjutnya saya akan lebih banyak bercerita tentang pengalaman hidup dan internship selama di Jepang, termasuk pengalaman jalan-jalannya. Hehehe.

PS : Waktu yang saya perlukan untuk mempersiapkan internship di Jepang ini adalah selama 1 tahun 1 bulan 2 minggu, 2 hari mulai dari pendaftaran, proses belajar bahasa jepang (5 Level), Proses Interview dengan pihak hotel di Jepang, Pengurusan dokumen COE dan Visa, hingga keberangkatan ke Jepang.

28 comments

  1. Sumimasem, kak mau nanya nih, aku merasakan jg perasaan kkk gimana, deg deg an nunggu kabar dr COE :D, kalo misalkan COE kita ditolak sm imigrasi Jepang, apa masih bisa ajukan ulang dokumen kita agar diterima?

    1. Hallo Aldo,
      setahuku kalau misalnya COE kita ditolak, kita masih bisa ajukan ulang. Tapi harus ada jeda waktunya antara 2 minggu – 1 bulan gitu. Ini berdasarkan pengalaman dari temenku yg COEnya ditolak trus diajukan lagi dan akhirnya diterima.
      COE ini bener-bener abu-abu banget deh, jadi sebisa mungkin saat pengajuan pertama harus bener2 dilengkapi semua dokumen yang dibutuhkan.

      Semoga COE nya cepet turun ya~

  2. Sumimasen, kak mau tanya soal pengurusan CoE nih, sampai skrng saya juga masih menunggu CoE turun, saya ngajuin CoE buat working visa di jepang yg ngurus CoE tersebut adalah kumiai yg kerja sama dgn lpk tempat saya pelatihan b. Jepang di indonesia. Udah hampir 1 thn CoE nya belum turun juga, udah sering di tanya kenapa dan apakah ada masalah dgn dokumen saya, jawabnya tidak ada masalah, semua dokumen sudah di nyukan(imigrasi) tinggal menunggu hasilnya tapi sampai sekarang belum turun-turun padahal tidak ada maslah di dokumen. Jadi skrng saya bingung yg bikin CoE lama turun itu apa ya kak? Terus dari pihak nyukan(imigrasi) sendiri biasanya konfirmasi CoE itu berhasil atau di tolak atau berkasnya kurang itu berapa lama ya ? Apakah pengeluaran CoE sekarang tiap negara udah dibatasin ya?

    1. Hallo Sandi, terkait dengan pengurusan COE memang sebenernya full wewenang dari imigrasi dan siapapun selain imigrasi tidak bisa menebak secara pasti apakah COE turun atau justru ditolak. Tapi jika melihat dari kasusmu yang sudah pengajuan selama 1 tahun kayaknya kamu mesti pastiin lagi deh sama lembaga yang bantu kamu ngurus COEnya, karena kalau memang ditolak kita masih bisa mengajukan lagi tapi belum tentu juga diterima ya.
      Memang saat ini visa kerja lagi ketat-ketatnya apalagi akhir2 ini banyak banget WNI yang illegal di Jepang. Itu salah satu yang membuat COE sulit banget turun. Satu lagi yang bikin COE lama turun itu karena banyaknya warga negara asing yang juga mengajukan COE di imigrasi setempat
      Tips dari aku mungkin :
      1. Kamu pastiin ke lembaga yang bantu ngajuin COE mu apakah mereka pernah mengajukan visa kerja untuk orang lain sebelumnya tapi justru orang bersangkutan melanggar aturan selama di jepang
      2. Pastikan lagi apakah COEmu ditolak
      3. Ikhlas dan berdoa terus semoga COEnya cepet turun.

      Semoga bermanfaat ya, arigatou

    1. Hallo Irja Nur,
      dokumen mutlak yang harus diperlukan itu pastinya surat permohonan pengajuan COE, pass foto 3×4 berlatar putih, scan identitas pada passport, dan dokumen pendukung lainnya yang disesuaikan dengan tujuan selama di Jepang nanti apakah untuk belajar, bekerja, atau internship seperti saya. Karena saya masih mahasiswa dan ke Jepang untuk internship maka diminta dokumen pendukung menunjukkan status mahasiswa aktif dan surat pengantar dari kampus. Kira-kira kamu sudah mengajukan COE berapa bulan?

    1. Hallo Pepeng,
      Maaf baru sempat balas komentarnya ya, saya belum pernah mengajukan visa kerja di jepang melalui calling visa, jadi kurang tahu sih gimana prosesnya. Tapi kalau lancar biasanya COE turun 1 – 4 bulan dari proses pengajuan sih

  3. Maaf kak mau tanya..klau permohonan COE di tolak apakah data” yg di kirim kan ke imigrasi Jepang di kembalikan ke Indonesia..?

      1. Sya lwat lpk kak..tp udah 3 bulan blm ada panggilan dari lpk..
        Tp saya di kasih bukti resi nya klu berkas udah msuk imigrasi Tokyo..
        Brti klu di tolak dr pihak imigrasi nya tdk ada pemberitahuan ke pihak Indonesia ya kak..?

        1. Hallo mohon maaf baru sempat balas lagi,
          kalau pemberitahuan di tolak sih pastinya bakalan dikasi tahu. Tapi terkadang imigrasi ga bilang alasannya kenapa ditolak. Tapi sepanjang persyaratannya lengkap pasti akan turun cepat atau lambat. saya yakin itu hanya masalah waktu Mas 🙂
          saya doakan semoga segera di approve ya..

  4. maaf kak .
    jadi gini kak , saya pernah mencoba mengikuti program sekolah ke jepang tapi di tengah proses saya berhenti dan saya sudah banyak mengisi data seperti kk,akte,ktp,dan scan buku tabungan , serta form visa application . tapi saya waktu itu pasport belum ada kak !
    apakah itu bisa di ajukan ke imigrasi jepang nya kak ?
    dan sekarang kan saya mengikuti program magang ke jepang, kata pihak penyalurnya kalau sudah pernah ikut program lain tidak bisa ikut lagi kalau Agibility nya sudah keluar .

    1. Hallo Kak Dimas, berhenti ditengah jalan itu maksudnya sudah di jepang dan berhenti ditengah jalan atau hanya baru proses pengajuannya saja yg berhenti ditengah jalan? coba jelaskan secara lebih rinci ya..

      sedikit gambaran, setahu saya kalau COE (Certificate Of Eligibility) sudah keluar tidak boleh lagi mengajukan COE dengan kegiatan atau aktivitas yg sama.
      Magang dan sekolah itu termasuk ke dalam visa Khusus (Visa Pelajar/ Bekerja/ Pelatihan/ Menetap dalam jangka waktu tertentu).
      Jadi kalau kamu sudah pernah ke Jepang dengan visa itu, kamu tdk bisa lagi ke jepang dengan visa yg sama. Kecuali kmu ke jepang dengan visa lain seperti visa tokutei ginou dan lain sebagainya.

      1. maaf kak , itu berhenti pada proses pengajuan .
        saya juga tidak tahu sudah di ajukan atau tidak , karna pihak yang mengajukan tidak lagi bertanggung jawab .
        kalau boleh tau kak , pembuatan COE itu apakah wajib di ajukan ketika sudah mempunya pasport ?

  5. halo kak ,
    maaf kak mau bertanya donk…
    kak saya pernah mengikuti program gakkou dan COE saya sudah turun tapi saya tidak jadi beragkat kejepang .
    lalu saya ingin ikut program magang IM . apakah masih bisa kak kalau COE sudah ada begitu ?

    1. Hallo, untuk itu aku kurang tahu apakah bisa diajukan lagi atau tidak, kalau magangnya pakai visa yg sama dengan gakkou nya sih sepertinya tidak bisa ;agi diajukan. Untuk lebih jelasnya coba hubungi lembaga yg membantu kamu apply visa tersebut ya

  6. Saya jg mengalami penantian yg sangat panjang seperti kakak. Saya pernah mengajukan coe sekitar bln april 2018. Saya tunggu sekitar 4 bulan ternyata saya gagal. Kemudian di 2019 saya dipindahkan ke perusahaan lain dan mengajukan coe lagi. 5 bulan kemudian ada kabar terkait coe, ternyata hanya diminta kelengkapan dokumen. Saya tunggu lagi sekitar 1 bulanan, dan ternyata saya gagal lagi. Hancur sekali rasanya, seperti tidak ada semangat hidup wkwk. Tp alhamdulillah lembaga yg menaungi saya mengajukan coe kembali. Kali ini saya sengaja tdk menghitung waktunya. Takut jika gagal akan kembali terpuruk. Setelah berbulan bulan menunggu sampai tdk terasa kalau saya sedang menunggu coe, akhirnya hari ini saya mendapat kabar kalau coe saya berhasil diterbitkan. Ya allah bersyukur sekali. Saya kira cuma mimpi wkwk. Dan saat ini saya cuma bisa berdoa supaya corona cepat hilang dan keadaan kembali semula agar saya segera berangkat hehe

  7. Halo, proses penukaran COE yang sudah kita terima di Indonesia bagaimana ya? perlukah pergi ke Kedubes Jepang di Indonesia?

    1. Hallo Adara, terima kasih sudah menyempatkan mampir yaa
      Penukaran COE itu kita lakukan saat pengecekan imigrasi di Bandara. COE itu nantinya akan ditukarkan dengan Resident Card yang akan kita gunakan sebagai KTP di Jepang
      Semoga informasinya jelas ya

  8. Ka, kalau coe sudah turun langkah selanjutnya apa ya?… Apakah langsung bikin pasport denhan menunjukan coe, atau gimana?.. Kalau coe dah keluar apakah kita fix bisa berangkat ke jepang.. Makasih yaa

    1. Hallo, terima kasih banyak sudah mampir ke blog ini,
      setelah COE turun, proses selanjutnya adalah pengurusan Visa. Visa bisa diurus di Kantor Imigrasi terdekat di kota tempatmu tinggal. COE adalah surat sakti untuk mendapatkan visa, jadi bisa diasumsikan jika COE keluar visa pasti akan keluar. Visa keluar artinya sudah fix bisa berangkat ke Jepang kecuali ada hal2 yang tidak terduga terjadi sebelum keberangkatan.
      Semoga informasi ini bermanfaat

      Cheers!
      Anw

  9. Halo kak!!aku juga mau internship ke jepang selama 1tahun, mengajukan CoE dr buln feb, agustus 2020 kemarin baru keluar CoE nya…aku mau tanya kalau misalnya visa udah keluar itu jangka waktunya berapa lama ya buat stay d indo nya ? 😁Soalnya aku baca pengalamn kaka katanya waktu visa udah turun kaka besoknya langsung berangkat ke jpng😁

    1. Hallo dik!
      wahh, omedetou gozaimasu!!
      setelah visanya keluar, masa berlaku untuk msih stay di Indonesia itu maksimal 3 bulan dik.
      Setelah kita berangkat, baru akan d hitung 1 tahunnya dari saat kita berangkat dan tiba di Jepang.
      Aku doakan semoga internshipnya lancar yaa..
      Ganbatte!!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *